Por: José Antonio Rodríguez Tirado
Especialista y consultor
En un mundo que evoluciona constantemente, la Planeación Estratégica es un proceso muy enriquecedor que se debe llevar a cabo con cierta frecuencia, ya que permite plantear con toda claridad, o redireccionar, la misión y visión de la institución o empresa, precisar los grandes objetivos en los cuales se concentrará, identificar sus fortalezas y debilidades, así como evaluar las oportunidades y amenazas que se perciben en el entorno y para las cuales la institución o empresa debe prepararse.
La secuencia que presento en este artículo para desarrollar la Planeación Estratégica se puede aplicar en cualquier empresa o institución de otros sectores, realizando pequeños ajustes.
Hace algunos años participé en el Proceso de Planeación Estratégica de la Comisión Nacional del Agua de México, lo cual ha sido de gran trascendencia para la institución.
Para que el proceso se desarrollara de manera exitosa fue fundamental el compromiso, la participación y el liderazgo del Director General y el involucramiento total de los Subdirectores y demás funcionarios clave del organismo, incluyendo al entonces Coordinador de Asesores.
Las reuniones fueron muy dinámicas y respetuosas y abiertamente se expresaban diferentes puntos de vista y los argumentos que los sustentaban; fue fundamental también la adecuada moderación de las reuniones y el ágil procesamiento de toda la información que se discutía, generaba y acordaba.
Se definió con claridad el rumbo, los Programas relevantes que habría que reforzar o iniciar y la filosofía y espíritu de los mismos, lo cual originó que algunas Áreas cambiaran su enfoque.
A manera de cascada, el proceso se realizó también en cada Subdirección y al interior del país, en lo que actualmente son los Organismos de Cuenca y Direcciones Locales.
Se produjeron los documentos de planeación estratégica para la institución en su conjunto y para cada Subdirección y Organismo de Cuenca. Un proceso muy importante que le dio fortaleza a la institución y sentido de pertenencia a los titulares de las diferentes áreas y a sus equipos de trabajo.
Al reflexionar sobre los beneficios que obtuvimos con la planeación estratégica en la Comisión Nacional del Agua, considero que vale mucho la pena implementar procesos similares en cada Comisión Estatal del Agua y en los Organismos Operadores de Agua Potable y Saneamiento del país y de muchos otros países.
Recordemos que las Comisiones Estatales de Agua y los Organismos Operadores de Agua Potable y Saneamiento son fundamentales para el desarrollo social, económico y ambiental de las Ciudades y las Localidades Rurales y representan una palanca indispensable para sustentar su futuro y darle viabilidad.
Una ciudad o localidad que no tiene garantizados sus servicios de agua potable y saneamiento con la calidad, continuidad y oportunidad requeridas, desafortunadamente tiene comprometido su futuro y pone en riesgo la salud y vida de sus habitantes.
Para afrontar los retos asociados al suministro de los servicios, es de la mayor relevancia que los funcionarios de las diferentes áreas conozcan y adopten plenamente la misión y visión de la Organización y precisen los objetivos, estrategias, programas y acciones relevantes a ejecutar en cada una de sus áreas y cómo se llevarán a cabo, al mismo tiempo que identifiquen las fortalezas y puntos que tienen que superar, así como las oportunidades que ofrece el entorno y las amenazas que pueden asociarse al mismo.
El proceso de planeación estratégica
Considero importante que los procesos de planeación estratégica se realicen en primer término con el Directorado y posteriormente en cada una de las áreas operativas clave. En el caso de Organismos Operadores pequeños, este proceso se puede realizar en una sola etapa.
El proyecto permitirá fortalecer el suministro de los servicios, al internalizar una serie de conceptos relevantes, como son el de seguridad hídrica y el trabajo en equipo, la economía circular, los esquemas innovadores de financiamiento, la captación del agua de lluvia, la construcción de infraestructura verde, el resurgimiento del reúso del agua residual tratada, la hidrosolidaridad y la aplicación de las tecnologías inteligentes, incluyendo la automatización del funcionamiento de la infraestructura, así como precisar las acciones a implementar para disminuir los efectos asociados al cambio climático, lo que también contribuirá a crear ciudades sustentables, resilientes e inteligentes.
El proceso de planeación estratégica permitirá también proponer una serie de recomendaciones al titular de la institución y los titulares de las diferentes áreas para contribuir a lograr un mejor desempeño de las importantes tareas y enorme responsabilidad que tienen a su cargo.
Productos a generar
Como resultado del proceso es importante generar un documento integral y detallado para la Institución en su conjunto y para cada una de las áreas en las que se lleve a cabo, el cual será la guía que contribuirá a orientar su desarrollo, evolución y consolidación institucional.
De igual forma, es oportuno generar una serie de trípticos para ser difundidos entre todo el personal de la Institución, lo que contribuirá a fortalecer su sentido de identidad y les permitirá valor aún más su trabajo y apreciar cómo se relaciona con otras áreas.
Estrategia sugerida para su realización
En las reuniones del directorado, en las cuales es indispensable que participe el titular de la institución, se deberá reafirmar la misión y visión de la Comisión Estatal u Organismo Operador, sus objetivos, sus metas para diferentes periodos y las principales estrategias y acciones a implementar. De igual forma, se requiere precisar las oportunidades y amenazas que se vislumbran en el entorno y las principales fortalezas de la institución y los puntos que tiene que superar.
Para enriquecer aún más el proceso es oportuno identificar los principales actores con los que se vincula o se tiene que vincular la Comisión Estatal o el Organismo Operador para el logro de sus objetivos, los intereses de dichos actores y las sinergias que se desarrollarán con ellos para maximizar los resultados a obtener en beneficio del Estado, de la ciudad y, en su caso, del área metropolitana.
Posteriormente, las áreas se apropiarán de los objetivos que definió el directorado y que les son inherentes para a partir de ellos, y de los objetivos complementarios que consideren importantes, se defina su misión y visión y se establezcan a su vez sus objetivos específicos, metas, estrategias, programas y acciones de mayor relevancia. De igual forma, identificarán las oportunidades y amenazas que se vislumbran en el entorno y las principales fortalezas y puntos a superar al interior de sus áreas.
Cada área identificará también los principales actores externos y las áreas de la propia institución con las que debe fortalecer sus vínculos para cumplir sus objetivos y lograr resultados más contundentes.
Puntos importantes a considerar
Se sugiere que el proceso con el Directorado y con las demás áreas se realce a través de una serie de dinámicas participativas, buscando siempre crear una atmósfera cordial y de respeto entre los participantes.
Es fundamental también la adecuada moderación de las reuniones y el ágil procesamiento de toda la información que se discuta, genere y acuerde.
Los resultados de mayor relevancia que se obtengan con las áreas se deberán presentar al directorado para sus comentarios y a su vez, el propio directorado aprovechará los resultados de las áreas para enriquecer los planteamientos que formuló en las primeras reuniones de trabajo.
El éxito del proceso depende en buena medida del apoyo y participación del titular de cada Comisión Estatal u Organismo Operador, de los titulares de las diferentes áreas y de los integrantes de sus equipos de trabajo.
Las dinámicas de trabajo deben buscar optimizar el tiempo que inviertan los participantes en cada reunión, para lo cual es importante procesar de manera independiente la información generada en cada sesión de trabajo para presentarla en la siguiente reunión.
Actividades a realizar
- Las actividades a realiza como parte del Proceso de Planeación Estratégica deben incluir:
- Análisis de la información previa vinculada al proceso (estructura de la institución y manual de organización).
- Diseño de las dinámicas participativas que serán desarrolladas en las reuniones de trabajo con el directorado y cada una de las seis áreas seleccionadas.
- Reuniones con el directorado para reorientar la misión y la visión de la institución, sus objetivos y sus metas y las principales estrategias y acciones, así como para realizar el análisis FODA de la institución en su conjunto.
- Elaboración de esquemas de vínculo con los principales actores externos e identificación de acciones conjuntas para optimizar resultados.
- Reuniones con cada una de las seis áreas seleccionadas para definir su misión y visión, establecer sus objetivos específicos, metas, estrategias, programas y acciones de mayor relevancia, así como para realizar su análisis FODA específico.
- Elaboración de esquemas de vínculo de cada área con los principales actores internos de la institución y externos e identificación de acciones conjuntas para optimizar resultados.
- Reuniones con el directorado para presentar los resultados del trabajo desarrollado con las áreas, ajuste de los mismos y retroalimentación al propio directorado de los resultados obtenidos en la primera serie de reuniones con ellos.
- Integración del documento de planeación estratégica de la Comisión Estatal u Organismo Operador en su conjunto y del tríptico de difusión de los resultados obtenidos.
- Integración del documento de planeación estratégica para cada una de las areas de interés de la Comisión Estatal u Organismo Operador en donde se realice el proceso y de los trípticos de difusión para cada Área sobre los resultados obtenidos
- Integración y presentación al Directorado del documento de recomendaciones para contribuir a lograr un mejor desempeño de las tareas a su cargo.
- Elaboración del informe final sobre el trabajo realizado y los resultados obtenidos.
Duración
El proceso completo de planeación estratégica, si es debidamente planeado, se puede realizar en un plazo que oscilará entre cuatro y seis meses.
Etapas siguientes al proceso de planeación estratégica:
La planeación estratégica forma parte de una secuencia dinámica y muy bien estructurada de procesos de alto impacto, secuencia que incluye otros procesos que tendrán que ser realizados posteriormente y que están íntimamente vinculados; por ejemplo: el proceso de difusión de los resultados obtenidos entre todo el personal, el reforzamiento y reestructuración de las áreas de la Comisión Estatal u Organismo Operador y el proceso de capacitación del personal, el cual permitirá que la institución siga mejorando su desempeño y alcance los niveles de excelencia a los que todos aspiramos.
